Περιορισμένη και επιλεκτική αναπαραγωγή του υλικού επιτρέπεται μόνο με φωτογράφηση των τεκμηρίων από τους ερευνητές, ύστερα από συνεννόηση με τους υπευθύνους των αρχείων. Στην περίπτωση αυτή οι ερευνητές πρέπει να συμπληρώνουν το δελτίο αναπαραγωγής αρχειακού υλικού. Η φωτογράφιση επιτρέπεται σε ποσοστό 10% της κάθε αρχειακής ενότητας. Ο ερευνητής υποχρεούται να έχει μαζί του το καλώδιο της ψηφιακής μηχανής, ώστε να μπορεί να γίνεται ο έλεγχος από τον υπεύθυνο της συλλογής.
Μέρος του υλικού του ΕΛΙΑ-ΜΙΕΤ υπόκειται στις διατάξεις περί πνευματικών δικαιωμάτων του δημιουργού, των κληρονόμων ή τρίτων προσώπων τα οποία κατέχουν τα δικαιώματα αυτά. Σε κάθε περίπτωση ο ερευνητής που θέλει να δημοσιεύσει ανέκδοτο υλικό οφείλει αρχικά να ενημερώσει εγγράφως τη διεύθυνση του ΜΙΕΤ. Στη συνέχεια ο ερευνητής πρέπει να αναζητήσει με δική του ευθύνη τους κατόχους των πνευματικών δικαιωμάτων και, αν υπάρχουν, να λάβει τη σχετική άδεια (βλ. νόμος 2121/1993).
Η δημοσίευση εικόνας αρχειακού τεκμηρίου πρέπει να συνοδεύεται απαραίτητα από τη γνωστοποίηση προέλευσης, με την ένδειξη: ΕΛΙΑ-ΜΙΕΤ, καθώς και την επιμέρους συλλογή. (π.χ., Τμήμα Αρχείων, Φωτογραφικό Αρχείο, Συλλογή Καρτ Ποστάλ κ.λπ.).
Οι ερευνητές δεσμεύονται να μην κάνουν παράνομη χρήση του αρχειακού υλικού του ΕΛΙΑ-ΜΙΕΤ όταν αυτό περιέχει ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα (δεδομένα που αφορούν τη φυλετική ή εθνική προέλευση, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές και φιλοσοφικές πεποιθήσεις, την ερωτική ζωή, κτλ.). Σε αυτές τις περιπτώσεις το ΕΛΙΑ-ΜΙΕΤ συνιστά την επικοινωνία με την Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν παραβάσεις της σχετικής νομοθεσίας κατά την εκπόνηση μελετών που βασίζονται στην επεξεργασία υλικού προερχόμενου από τις συλλογές του (βλ. νόμος 2472/1997).
Η αναπαραγωγή του υλικού είναι περιορισμένη και γίνεται ύστερα από συνεννόηση με τους βιβλιοθηκονόμους οι οποίοι αποφασίζουν εάν και σε ποιο ποσοστό το υλικό επιδέχεται αναπαραγωγή, λαμβάνοντας υπόψη τη φυσική του κατάσταση. Οι τιμές χρέωσης περιλαμβάνουν την εργασία του υπεύθυνου για την εξυπηρέτησή, το κόστος του μέσου και της αναπαραγωγής περιλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23%, καθώς και τα δικαιώματα χρήσης του υλικού, όπως τα έχει ορίσει το ΕΛΙΑ. Τα τέλη είναι για μία και μοναδική χρήση. Δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας δεν εκχωρούνται.
Σε κάθε περίπτωση, επιβάλλεται και στον ερευνητή η τήρηση του Ν.2121/1993 περί πνευματικής ιδιοκτησίας.
Η χρήση σαρωτών, φωτογραφικών μηχανών και φορητών υπολογιστών είναι δυνατή μόνο μετά από σχετική συνεννόηση με τους βιβλιοθηκονόμους.
To υλικό που αναπαράγεται δεν παραλαμβάνεται αυθημερόν. Γίνεται συνεννόηση με τον βιβλιοθηκονόμο.
Η δημοσίευση εικόνας συνοδεύεται απαραίτητα από τη γνωστοποίηση προέλευσης, με την ένδειξη: ΕΛΙΑ, καθώς και την επιμέρους συλλογή. (π.χ., Τμήμα Αρχείων, Φωτογραφικό Αρχείο, Συλλογή Καρτ Ποστάλ, Βιβλιοθήκη κ.λπ.).
Έκπτωση στους φοιτητές γίνεται κατόπιν επίδειξης φοιτητικής ταυτότητας. Απόδειξη πληρωμής για το κόστος αναπαραγωγής του υλικού είναι υποχρεωτική για όλους.
Το Φ.Α. χορηγεί ψηφιακά αντίγραφα από τα τεκμήρια των συλλογών του με χρέωση. Το κόστος αντιστοιχεί στο είδος του ψηφιακού αντιγράφου που χορηγείται. Δεν χρεώνονται πνευματικά δικαιώματα.
Τα ψηφιακά αντίγραφα είναι δύο τύπων:
Για ιδιωτική ή παιδαγωγική χρήση (προβολή, εφαρμογές διαδικτύου) διατίθενται αρχεία jpg, 150dpi, 1600 pixels στη μεγάλη διάσταση.
Για δημόσια επιστημονική ή εμπορική χρήση διατίθενται αρχεία jpg, 300dpi, 2600 pixels στη μεγάλη διάσταση.
Τα τεκμήρια του Φωτογραφικού Αρχείου προστατεύονται από το νόμο περί πνευματικής ιδιοκτησίας (copyright) N. 2121/1993. Για τα τεκμήρια για τα οποία το Φ.Α. δεν κατέχει το copyright, και προκειμένου για δημόσια χρήση, ο ερευνητής έχει την αποκλειστική ευθύνη για την ανεύρεση των κατόχων των πνευματικών δικαιωμάτων και την απόκτηση της άδειας χρήσης.
Τα υδατοσημασμένα ψηφιακά αρχεία χαμηλής ανάλυσης που βρίσκονται αναρτημένα στον ιστότοπo του ΕΛΙΑ είναι ελεύθερης πρόσβασης και χρήσης με τον όρο να συνοδεύονται από σαφή αναφορά στην πηγή προέλευσης και στον δημιουργό της εικόνας.
Για την αναπαραγωγή αρχειακού και έντυπου υλικού, ισχύουν οι κανονισμοί που προβλέπονται για τα Αρχεία, τη Βιβλιοθήκη και το Φωτογραφικό Αρχείο, όπως περιγράφονται στις πιο πάνω αντίστοιχες ενότητες.
Υπάρχει δυνατότητα χορήγησης ψηφιακών αντιγράφων από τα τεκμήρια της συλλογής με χρέωση. Για τα τεκμήρια που δεν είναι ήδη ψηφιοποιημένα ο ενδιαφερόμενος αναλαμβάνει το κόστος της ψηφιοποίησης. Η ψηφιοποίηση γίνεται από εργαστήρια της απολύτου επιλογής του ΕΛΙΑ.
Δεν χρεώνονται πνευματικά δικαιώματα.
Τα ψηφιακά αντίγραφα που χορηγούνται είναι τύπου jpg και στο φυσικό μέγεθος του χάρτη.
Τα τεκμήρια της Συλλογής Χαρτών προστατεύονται από το νόμο περί πνευματικής ιδιοκτησίας (copyright) N. 2121/1993. Για την περίπτωση δημοσίευσης του υλικού, ο ενδιαφερόμενος φέρει την αποκλειστική ευθύνη για την ανεύρεση των κατόχων των πνευματικών δικαιωμάτων και την απόκτηση της άδειας χρήσης.
Τα υδατοσημασμένα ψηφιακά αρχεία χαμηλής ανάλυσης που βρίσκονται αναρτημένα στον ιστότοπo του ΕΛΙΑ είναι ελεύθερης πρόσβασης και χρήσης.
Για την αναπαραγωγή αρχειακού και έντυπου υλικού, ισχύουν οι κανονισμοί που προβλέπονται για τα Αρχεία, τη Βιβλιοθήκη και το Φωτογραφικό Αρχείο, όπως περιγράφονται στις πιο πάνω αντίστοιχες ενότητες.